Rafael e as planilhas de uma vida inteira
Rafael é gerente de projetos de infraestrutura há quinze anos. Já passou por obras, implantação de redes e projetos com dezenas de frentes ao mesmo tempo. Em todos eles, a ferramenta principal foi a mesma: o Excel.
"Eu sei que existem softwares de gestão. Mas a minha equipe vive em planilha, o cliente manda planilha, o fornecedor manda planilha. Não vou mudar o mundo."
E ele tem razão. Ninguém precisa mudar o mundo.
A dor
Toda sexta-feira Rafael junta as planilhas de seis frentes de trabalho, confere o que mudou, monta o status report e envia para a diretoria. Leva a tarde inteira. Na segunda, alguém responde: "esse número já mudou".
O processo
O acompanhamento semanal do projeto tem quatro momentos:
- cada frente atualiza a sua planilha;
- Rafael consolida tudo numa planilha mestra;
- escreve o relatório e a ata da reunião de status;
- cobra quem está atrasado.
O gargalo não é o Excel. É que cada frente usa um modelo diferente e tudo depende do Rafael para juntar.
As tarefas e a solução certa para cada uma
| Tarefa | Solução | Por quê |
|---|---|---|
| Padronizar o modelo de planilha das frentes | Sem IA | Um modelo único com as mesmas colunas resolve metade do problema. |
| Consolidar as planilhas na planilha mestra | Automação | Com o modelo único, um fluxo junta tudo sozinho toda quinta à noite. |
| Escrever o status report | Prompt | Um prompt PCTRF salvo transforma a planilha mestra num relatório de uma página. |
| Transformar a reunião em ata com responsáveis | Prompt | A transcrição da reunião vira decisões, responsáveis e prazos. |
| Tirar dúvidas sobre escopo e contrato | Assistente | Um assistente com o contrato e os anexos responde "isso está no escopo?" citando a cláusula. |
| Renegociar prazo com o cliente | Sem IA | Relação, contexto e responsabilidade. A IA pode preparar os argumentos; a conversa é do Rafael. |
Como ficou a rotina
Na sexta de manhã a planilha mestra já está pronta. Rafael confere os números, cola no prompt do relatório e revisa o texto. O que levava a tarde inteira agora cabe numa hora, com revisão.
As frentes continuam no Excel. O cliente continua recebendo planilha. A diferença é que o trabalho repetitivo saiu das mãos do Rafael e o tempo dele voltou para o que importa: antecipar problemas.
O que Rafael aprendeu
A IA não substituiu as planilhas dele. Ela entrou depois de um passo sem tecnologia nenhuma, o modelo padronizado, que foi o que tornou a automação possível.
A IA prepara. Rafael decide.
História ilustrativa, construída a partir de situações comuns na gestão de projetos.